Ang email at smart phone ay maaaring maging stress. Ang mga akademya ay tumatawag sa patuloy na koneksyon sa trabaho "Technostress". Dahil dito, maraming mga bansang European ang nag-aalok ngayon ng mga empleyado "Karapatan upang idiskonekta".
Ang paraan ng paggamit ng email ay mahirap unawain, hindi lamang ito maaaring ma-label bilang "mabuti" o "masamang" at ipinakikita ng pananaliksik na iyon pagkatao, ang uri ng trabaho ng mga tao at ang kanilang mga layunin ay maaaring makaimpluwensya sa paraan ng kanilang reaksyon sa email.
Ang mahusay na pagsasanay sa paggamit ng email ay hindi lamang tungkol sa paglilimita sa dami ng mga email na ipinadala, ngunit pagpapabuti ng kalidad ng komunikasyon.
Narito ang sampung mga tip upang mabawasan ang stress ng email sa trabaho:
1. Kumuha ng tamang linya ng paksa
Gumamit ng malinaw at naaaksyunan na mga linya ng paksa.
Ang linya ng paksa ay dapat makipag-usap nang eksakto kung ano ang email ay tungkol sa anim hanggang sampung salita, upang pahintulutan ang tatanggap na unahin ang email nang hindi binubuksan ito. Sa mga mobile device, maraming tao ang nakikita lamang ang unang 30 na mga character ng isang linya ng paksa. Kaya panatilihin itong maikli. Subalit gawing sapat itong naglalarawan upang magbigay ng ideya kung ano ang tungkol sa email mula sa linya ng paksa lamang.
2. Tanungin ang iyong sarili: ay nag-email sa tamang daluyan?
Ikaw ba ay nasa parehong opisina? Puwede kang pumunta at makipag-usap sa tao? Pwede mo bang tawagan? Kadalasan ang iba pang mga paraan ng komunikasyon ay maaaring maiwasan ang walang kakayahang pabalik-balik ng pag-email.
Nagustuhan ang mga instant messaging at video calling platform Walang ingat at Skype ay maaaring maging mas angkop para sa mabilis na panloob na pabalik-balik na pagmemensahe. Gayundin, tandaan na ang karamihan ng payo sa ibaba ay naaangkop sa lahat ng uri ng elektronikong komunikasyon.
3. Huwag mag-email sa labas ng mga oras ng opisina
Pananaliksik ay nagpapakita ng na ang mga out-of-oras na mga email ay mas mahirap para sa mga tao na mabawi mula sa stress ng trabaho.
Subukan at iimpluwensya ang kultura ng iyong kumpanya sa pamamagitan ng pag-iwas sa pagpapadala o pagsagot sa mga email sa labas ng iyong normal na oras ng pagtatrabaho.
Pamamahala ay dapat humantong sa pamamagitan ng halimbawa at maiwasan ang pakikipag-ugnay sa kanilang mga kawani sa labas ng kanilang normal na oras ng pagtatrabaho. Ang ilang mga lugar ng trabaho kahit na i-off ang pag-access ng email sa mga empleyado sa labas ng oras. Isaalang-alang ang pagpapatupad nito habang pinapanatili ang isang backup na sistema ng telepono para sa emergency contact lamang.
Bagong pananaliksik ay nagpakita rin na ang pag-asa lamang ng 24-oras na pakikipag-ugnayan ay maaaring negatibong nakakaapekto sa kalusugan ng empleyado.
4. Gamitin ang pagpipiliang paghahatid ng pagkaantala
ilan mga tao tulad ng pagsasama ng kanilang trabaho at buhay ng pamilya at madalas na patuloy na nagtatrabaho mula sa bahay sa panahon ng kanilang oras ng trabaho. Kung isa ka sa mga taong ito, o kung nagtatrabaho ka sa mga time zone, isaalang-alang ang paggamit ng opsyon sa paghahatid ng pagkaantala upang ang iyong mga email ay hindi magpadala hanggang sa susunod na araw ng trabaho at huwag makagambala sa oras ng trabaho ng ibang tao.
5. Panatilihin itong positibo
Isipin ang kalidad ng komunikasyon sa email. Hindi lang ang dami. Ang mga pagbabago sa paggamit ng email ay dapat ding tumuon sa kalidad ng kung ano ang ipinadala at isinasaalang-alang ang emosyonal na reaksyon ng tatanggap.
nagmumungkahi Research na ang mga salungatan ay mas madaling magmadali at ang mga mensahe ay malinungha kapag nakipag-ugnayan sa pamamagitan ng email. Samakatuwid, kung ito ay masamang balita, mag-isip pabalik sa panuntunan #2: ay nag-email sa tamang daluyan?
6. Subukan ang 'walang email Biyernes'
Upang ilipat ang kultura ng kumpanya at kumuha ng mga taong nag-iisip tungkol sa iba pang mga paraan ng komunikasyon kaysa sa email, subukan ang isang "Walang email Biyernes" sa unang Biyernes ng bawat buwan, o marahil sa bawat linggo. Ito ay isang inisyatibo na iminungkahi ng mga eksperto mula sa Pambansang Forum para sa Kalusugan at Kaayusan sa Trabaho, at ginagamit ng mga negosyo sa buong mundo. Ang mga empleyado ay hinihimok na mag-ayos ng mga pulong sa harap-harapan o kunin ang telepono - o makarating lamang sa maraming mga email na mayroon na sila sa kanilang inbox sa araw na iyon.
7. Gawing kilala ang iyong mga kagustuhan
Ipinakita ang pananaliksik na hindi lamang masyadong marami ngunit masyadong maliit na email ay maaaring maging sanhi ng stress dahil sa isang mismatch sa pagitan ng mga kagustuhan ng komunikasyon ng iba't ibang mga tao. Ang ilang mga tao ay maaaring tulad ng pag-email at magawa ang mas mahusay na may mataas na trapiko ng email kaysa sa iba pang paraan ng komunikasyon. Para sa mga taong ito, ang pagbabawas ng dami ng mga email na kanilang natatanggap ay maaaring maging sanhi ng higit na stress kaysa ito ay nagpapagaan.
Kaya isaalang-alang ang mga indibidwal na pagkakaiba ng mga tao at ipakilala sa iyo. Idagdag ang iyong ginustong mga kagustuhan sa pakikipag-ugnay sa iyong email na lagda kung ito ay email, text o instant message o isang tawag sa telepono.
8. Isaalang-alang ang isang holiday 'bounce back'
Ang pagkakaroon ng isang backlog ng mga email na bumubuo sa paglipas ng linggo ay lilitaw upang maging isa sa mga pinaka-karaniwang nabanggit pinagkukunan ng technostress para sa mga manggagawa. Mag-isip tungkol sa pag-set up ng isang sistema kung saan ang mga email ay bumalik sa nagpadala kapag ang isang tao ay nasa bakasyon, na may isang alternatibong email ng contact para sa mga kagyat na kahilingan. Ito ay magbibigay-daan sa iyo na bumalik sa isang in-manage na inbox.
9. Magkaroon ng isang hiwalay na telepono ng trabaho
Gawin ito ang tanging aparatong mobile na maaari mong i-access ang mga email sa trabaho, na nagbibigay sa iyo ng kalayaan upang isara ito pagkatapos ng mga oras ng trabaho. Isaalang-alang din i-off ang email "Itulak" (kung saan ipinapadala ng iyong e-mail server ang bawat bagong email sa iyong telepono kapag dumating ito sa server) at sa halip ay pumili ng isang regular na iskedyul (tulad ng isang beses bawat oras) para sa mga email na maihahatid sa iyong telepono (pinatataas din nito ang buhay ng baterya).
10. Iwasan ang late night screen time
nagmumungkahi Research na ang late night smart phone gamitin binabawasan ang aming kakayahan upang matulog at din ay humahantong sa pare-pareho ang mga saloobin at stress tungkol sa trabaho. Ito naman ay binabawasan ang kalidad ng pagtulog mo. Gawin ang kama ng isang zone ng walang telepono upang mapabuti ang iyong pagtulog sa kalinisan.
Tungkol sa May-akda
Ricardo Twumasi, Lektor sa Organisasyon Psychology, University of Manchester; Cary Cooper, 50th Anniversary Professor ng Organisasyon Psychology at Kalusugan, University of Manchester, at Lina Siegl, PhD Researcher, University of Manchester
Ang artikulong ito ay muling nai-publish mula sa Ang pag-uusap sa ilalim ng lisensya ng Creative Commons. Basahin ang ang orihinal na artikulo.
Mga Kaugnay na Libro:
at InnerSelf Market at Amazon
