shutterstock.com 

Karamihan sa atin ay gumon sa email. Ang ilan mga pagtatantya say gumastos kami ng halos limang oras at kalahating oras sa bawat araw ng pag-check-up nito.

Sa kabila ng pagsabog ng social media sa mga nakaraang taon, ang email ay wala sa pagbaba. Tinantyang survey na ang bilang ng mga email na ipinadala sa bawat araw ay lumago sa 246 bilyon sa 2019 (mula sa 205 bilyon sa 2015). At may katibayan ang e-mail na iyon ay kasing dami ng pagpapanatili ng mga kabataan tulad ng mga naroon nang una itong imbento.

Maaari mong isipin na lahat tayo ay nagtatrabaho mas mahaba at mas mahirap. Mayroong ilang mga katotohanan sa na. Ngunit ang pagtaas ng paggamit ng email ay maaari ding ipaliwanag sa pamamagitan ng aming mga pagtatangka upang harapin ang labis na inbox, sa tabi ng mas pangkalahatang pagtaas ng digital addiction. Ang email ay hindi na ang pagpapanatili ng aming mga desktop at laptop na computer at karamihan sa atin ngayon ay ma-access ito sa aming mga smartphone at tablet, madalas sa ginhawa ng aming sariling mga kama.

May posibilidad kaming tumugon sa mga email nang mabilis, na nagpapahiwatig na patuloy naming sinisiyasat ang mga ito at sinusubukang i-alisan ng laman ang balde, kahit na punan ito muli. Upang makamit ang karunungan sa paglipas ng aming mga inbox, kailangan nating harapin ang mga sanhi ng ugat at hindi lamang ang mga sintomas na madalas na sumiklab.

Narito ang sampung mga paraan upang sa wakas ay makakuha ng kontrol sa iyong magulong inbox.

1. Itigil ang paggamit ng email bilang isang kahaliling chat na serbisyo

Ang email ay hindi talaga dinisenyo para sa mabilis na pag-uusap. Nag-aalis ng oras upang lumakad sa pamamagitan ng sinulid, pinahabang mga pag-uusap na may mga inbox na kalat. Gumamit ng alternatibong, mas mahusay na naaangkop na mga pamamaraan. At, perpekto, lutasin ang mga bagay nang harapan o telepono sa unang lugar.

2. Mag-ingat sa paulit-ulit na pagmemensahe

Ito ay kilala bilang ang problema ng "Mensahe pagtitiklop". Dumating ang isang text message: "Sinusubukan ko lang ang aking email". Tumawag ang telepono: "Pinadalhan mo na lang ako ng email".

Maraming tao ay hindi pa rin pinagkakatiwalaan ang mga pagpapasya na halos sumang-ayon. Ang maraming mga desisyon sa pamamagitan ng pagmemensahe at pag-email ay hindi lubos na pinaniniwalaan at nagtatapos kami sa isang hierarchy ng pagtitiklop ng mensahe. Mga teksto upang kumpirmahin ang mga mensahe ng social media, mga email upang makumpirma ang mga teksto, mga tawag sa telepono upang kumpirmahin ang mga email, at mga pulong sa mukha upang kumpirmahin ang mga tawag sa telepono.

Ang pagsobra na ito ay napakalaki ng oras at potensyal na nakakalito. Ang email ay hindi isang magandang lugar para sa pormal na paggawa ng desisyon. Ang pulong kuwarto kung saan namin matugunan bilang tunay na tao ay pa rin ang pinaka-maimpluwensyang lugar para sa maraming mga tao.

3. Lagyan mo ang iyong email garden

Ang isang cluttered inbox ay tulad ng isang hardin na tinutubuan ng mga damo. Nagbabayad ito sa katagalan upang gumastos ng kaunting regular na oras sa pag-alis ng mga cluttering message.

Ang isang simple at epektibong tip ay ang paggamit ng function ng paghahanap at upang maghanap ng terminong "mag-unsubscribe". Ito ay magtatapon ng isang kamangha-manghang mataas na bilang ng mga newsletter na wala kang memory kahit na mag-subscribe.

Kahit na post-GDPR, maaari kang makahanap ng literal na daan-daang hindi nais na mga email. Pumunta sa bawat isa at mag-unsubscribe. Ito ay isang kaso ng panandaliang sakit para sa pangmatagalang pakinabang.

4. Gamitin ang folder ng spam nang matalino

Ang awtomatikong pagkakakilanlan ng mga spam email ay nakakuha ng mas mahusay sa mga nakaraang taon. Ngunit lumalayo pa rin sila sa aming mga inbox. Ito ay isa pang madaling paraan ng email weeding. Ito ay nagkakahalaga ng oras upang turuan ang iyong spam folder upang maging mas mahusay sa pamamagitan ng paglalagay ng mga pinaghihinalaan mail sa ito. Tumingin din sa iyong spam folder upang alisin ang anumang mga lehitimong email na inilagay doon nang hindi kinakailangan.

5. Tanungin ang mga kaibigan at kasamahan na huminto sa pag-email sa iyo

Huwag kang mahiya. Marahil ay mataktika. Ang isa pang dahilan ng labis na pagtaas ng email ay ang mga hindi gustong mga email mula sa mga pinakamalapit sa iyo. Maging handa sa magalang na hilingin sa ibang tao na huminto sa pagpapadala sa iyo ng mga email na magiging mas mahusay na ibinahagi sa isang pulong, sa telepono o bilang isang text message.

6. Panatilihing simple ang iyong mga kahilingan

Huwag magpadala ng over-complicated emails. Kung humingi ka ng limang bagay, maraming tao lamang ang sumagot ng maayos sa huling bagay sa iyong listahan. Nagbubuo ito ng karagdagang mga email na naghahanap ng iba pang apat na item.

7. Tiyaking komprehensibo ang iyong mga tugon

Tumugon sa lahat ng bagay sa isang email na natanggap mo. Hindi paggawa nito ay lumilikha ng karagdagang mga email na naghahanap kung ano ang hindi mo sumagot sa.

8. Suriin lamang ang iyong email sa mga oras ng pag-set

Mayroon pagtaas ng katibayan na kami ay mas produktibo (at mas mababa ang stressed) kung susuriin namin at tumugon sa mga email lamang ng ilang beses sa isang araw. Ito ay isang kathang-isip na dapat namin na nakatingin minuto sa pamamagitan ng minuto. At, kung kailangan mong gawin iyon, ang email ay hindi ang pinakamahusay na paraan. Gumamit ng isang form ng instant messaging.

9. Repasuhin ang pamagat ng iyong paksa sa loob ng katawan ng email

Maaari mong isipin na ang pagsulat ng isang bagay nang dalawang beses ay isang pag-aaksaya ng pagsisikap. Hindi kaya sa email. Isulat nang eksakto kung ano ang hinahanap ng iyong email bilang isang maikling buod (pinakamataas na mga salita sa 15) sa iyong linya ng subject ng email at pagkatapos ay tapusin ang iyong email na may parehong pangungusap. Ang pagsasabi nito ng malinaw at dalawang beses ay nagdaragdag ng posibilidad na makakuha ng isang buong at wastong tugon, pati na rin ang mga kahilingan sa pagkuha ng maayos na sumagot sa.

10. Bigyan ng email nang buo

Ang bilang ng mga halimbawa ng mga tao at organisasyon na mayroon tumigil sa paggamit ng email nang buo at ginamit ibang paraan ng komunikasyon, patuloy na tumaas (bagaman kung paano ito ay maglaro sa mahabang panahon ay nananatiling makikita). Gayunpaman ang pagbibigay ng email up ay maaaring gumawa ka ng mas mababa stressed at mas produktibo. Ang iba pang mga paraan ng komunikasyon ay kadalasang mas tuluy-tuloy. Ito ay posible. Subukan ito sa loob ng isang linggo.

Bigyan ang ilan, o lahat ng mga tip na ito na subukan. Minsan ang mga bagay na pinakamahalaga natin ay ang mga bagay na nagdudulot sa atin ng pinakadakilang problema.

Tungkol sa Ang May-akda

Paul Levy, Senior Researcher sa Innovation Management, University of Brighton

Ang artikulong ito ay orihinal na na-publish sa Ang pag-uusap. Basahin ang ang orihinal na artikulo.

Mga Kaugnay Books

at InnerSelf Market at Amazon